INFORMAČNÍ TEXT O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO ZAMĚSTNANCE A UCHAZEČE O ZAMĚSTNÁNÍ

Vážení,
v tomto dokumentu naleznete nejdůležitější informace týkající se Vašich osobních údajů, které zpracovává naše společnost SCONTO Nábytek s.r.o., IČO 25723944, se sídlem Jeremiášova 947/16, Stodůlky, 155 00 Praha 5, zapsaná do obchodního rejstříku vedeného u Městského soudu v Praze, spisová značka C 145176, jakožto zaměstnavatel, v postavení správce osobních údajů.

 1. JAKÉ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

1.1 Zaměstnanci
Pro účely plnění povinností v rámci pracovněprávního vztahu zpracováváme u zaměstnanců a osob pracujících na základě obdobných právních vztahů především údaje o tomto vztahu a údaje související:

• datum vzniku a ukončení pracovněprávního vztahu, vč. důvodu ukončení;
• údaje potřebné ke zpracování mezd, odměňování a benefitů, vč. odpracovaných hodin a evidence pracovní doby;
• údaje o mzdě, bonusech a jiných finančních plněních a o jejich vyplácení, vč. čísla účtu a názvu banky, v některých případech rovněž vč. případných srážek ze mzdy;
• údaje o vzdělání, o absolvovaných školeních, údaje o hodnocení pracovní činnosti zaměstnance;
• údaje o pracovních cestách;
• případně též údaje o předchozím zaměstnavateli;

u některých zaměstnanců též:

• údaje o porušení povinností zaměstnancem;
• údaje o výkonu rozhodnutí/exekuci proti zaměstnanci formou srážek ze mzdy;
• údaje o překážkách v práci (svatby, úmrtí, ošetřování člena domácnosti apod.), údaje o výkonu veřejné funkce, či občanské povinnosti zaměstnancem;
• údaje z výpisu z rejstříku trestů, to však výhradně u těch zaměstnanců, kteří v rámci plnění povinností souvisejících s jejich pracovní pozicí nakládají s finančními prostředky či zbožím vyšší hodnoty, či mohou v rámci své pracovní náplně ovlivnit finanční prostředky naší společnosti, či třetích osob, či zboží vyšší hodnoty

dále též údaje, které mohou vypovídat o zdravotním stavu zaměstnanců, a to výhradně v rozsahu nezbytném pro plnění povinností, které nám ukládají příslušné právní předpisy v oblasti pracovního práva a práva sociálního zabezpečení a výhradně pro tento účel, tedy v rozsahu potvrzení zdravotnického zařízení ze vstupní, preventivní, či výstupní prohlídky, údaje o pracovních úrazech a nemocech z povolání, údaje o nemocech-pracovních neschopnostech. Tyto údaje zpravidla neobsahují bezprostřední informace o zdravotním stavu (např. potvrzení ze vstupní prohlídky se zpravidla omezuje na potvrzení „schopen k výkonu práce“, údaje o pracovních neschopnostech zpravidla obsahují pouze potvrzení lékaře o pracovní neschopnosti a délce jejího trvání), považujeme však za vhodné Vás o těchto skutečnostech informovat.
V našem informačním systému jsou dále evidovány Vaše pracovní kontakty (telefonní číslo, mobilní telefonní číslo, e-mailová adresa), údaje o Vašem organizačním zařazení, pracovní pozici a místu výkonu práce. V případě zaměstnanců, kteří k tomu dali souhlas, zobrazujeme jejich fotografie v telefonním seznamu na intranetu naší společnosti a případně též u některých zaměstnanců, zejména těch, kteří v rámci své pracovní náplně přicházejí do styku s klienty a obchodními partnery naší společnosti, zveřejňujeme jejich fotografie společně se stručným profilem na internetových stránkách a na sociálních sítích naší společnosti.
Naše společnost provozuje v jednotlivých prodejnách kamerový systém, informace o zpracování tímto kamerovým systémem naleznete v samostatném informačním textu.
V členění dle jednotlivých relevantních právních předpisů zpracovává naše společnost zejména následující osobní údaje:

A) Na základě zákoníku práce mohou být povinně evidovány
a) jméno a příjmení (resp. všechna aktuální příjmení a jména, je-li jich více);
b) akademické tituly;
c) rodné číslo;
d) datum narození (je automaticky odvozováno z rodného čísla);
e) státní občanství;
f) adresa trvalého pobytu a její změny po dobu pracovněprávního vztahu;
g) adresa pobytu v ČR (u osob nemajících trvalý pobyt v ČR) a její změny po dobu pracovněprávního vztahu;
h) adresa pro doručování písemností;
i) u cizích státních příslušníků číslo povolení k pobytu a údaje o jeho platnosti;
j) u cizích státních příslušníků číslo pracovního povolení a údaje o jeho platnosti.

B) Na základě zákona o daních příjmů mohou být povinně evidovány
a) dřívější jména a příjmení;
b) rodné příjmení;
c) číslo občanského průkazu nebo identifikačního dokladu občana EU/EHS nebo cestovního pasu;
d) údaje o penzijním připojištění, spoření, či jiném pojištění;
e) u cizích státních příslušníků číslo daňové identifikace a nositele daně v zahraničí, pokud nejsou daňovými rezidenty;
f) evidence rodinných příslušníků (za účelem úlev na daních z příjmů, zákonných srážek ze mzdy či za účelem evidence mateřské a rodičovské dovolené a s tím související osobní údaje, jako jméno a příjmení, vztah k zaměstnanci a rodné číslo, údaje o zaměstnavateli rodinného příslušníka a v oprávněných případech další údaje vyplývající ze zákona o daních z příjmů a souvisejících právních předpisů).

C) Na základě zákona o nemocenském pojištění mohou být povinně evidovány
a) místo a stát narození;
b) v případě cizinců bez přiděleného rodného čísla rodný kód přidělený ČSSZ a číslo pojištěnce přidělené zdravotní pojišťovnou;
c) zdravotní pojišťovna;
d) u cizích státních příslušníků název a adresa nositele a identifikátor cizozemského zdravotního pojištění, pokud je odváděno mimo ČR.

D) Na základě zákona o organizaci sociálního zabezpečení a zákona o důchodovém pojištění mohou být povinně evidovány
a) rodinný stav;
b) údaje o přiznání důchodu;
c) údaj „adresa pro evidenční listy důchodového pojištění“ (dále „ELDP"); u osob s trvalým pobytem mimo ČR se pro účel ELDP eviduje adresa místa pobytu na území v ČR;
d) u cizích státních příslušníků název a adresa nositele a identifikátor cizozemského sociálního pojištění, pokud je odváděno mimo ČR.

E) Na základě zákona o zaměstnanosti mohou být povinně evidovány:
a) u občanů EU a cizinců ze třetích zemí údaj o pohlaví;
b) u občanů EU a cizinců ze třetích zemí údaje o nejvyšším dosaženém vzdělání;
c) u občanů EU a cizinců ze třetích zemí údaje o zařazení podle odvětvové (oborové) klasifikace ekonomických činností;
d) u cizinců ze třetích zemí kopie dokladů prokazujících oprávnění k pobytu.

1.2 Uchazeči o zaměstnání
U uchazečů o zaměstnání zpracováváme pro účely konkrétního výběrového řízení údaje uvedené v zaslaném životopisu a případném motivačním dopisu a sdělené v průběhu výběrového řízení:

• jméno a příjmení;

• titul(y);

• adresa bydliště;

• telefonní číslo;

• e-mailová adresa;

• údaje o dosaženém vzdělání a kvalifikaci, jazykových, technických, či jiných znalostech a dovednostech, vč. certifikátů, licencí a jiných potvrzení;
• údaje o kariérním postupu, dosavadních zaměstnavatelích, či jinak spolupracujících subjektech, vč. časového období spolupráce s nimi;
• údaje o kontaktech na osoby, které mohou o uchazeči poskytnout reference (vč. údajů získaných při ověření takových referencí);
• údaje o pozici, o kterou uchazeč projevil zájem, vč. preferovaného termínu nástupu;

dále u uchazečů, kteří postoupili do případného dalšího výběrového kola též:

• údaje o postupu do užšího výběru,
• údaje z osobní schůzky s uchazečem, vč. hodnocení této schůzky,
• údaje o finálním rozhodnutí ohledně navázání spolupráce s uchazečem, vč. důvodů negativního rozhodnutí, resp. v případě pozitivního rozhodnutí vč. údaje o sjednané mzdě, či jiné odměně a o dalších podmínkách.

Zpracování osobních údajů zaměstnanců i uchazečů o zaměstnání probíhá zejména v rámci interního IT systému naší společnosti, který je určen ke zpracování údajů a vedení pracovněprávních a souvisejících agend.


 2. NA ZÁKLADĚ ČEHO A ZA JAKÝM ÚČELEM VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

2.1 Zaměstnanci
Poskytnutí Vašich výše uvedených osobních údajů je povinné pro účely plnění povinností naší společnosti jakožto zaměstnavatele vyplývajících z výše uvedených právních předpisů a pro účely plnění povinností v rámci pracovněprávního vztahu, v případě pracovních kontaktů zaměstnance a v případě výpisu z rejstříku trestů je poskytnutí těchto údajů nezbytné pro ochranu oprávněných zájmů zaměstnavatele.
Zpracovávání údajů nezbytných pro vedení pracovněprávní agendy, včetně agend souvisejících (agenda mzdová, daňová, agenda důchodového, nemocenského a zdravotního pojištění apod.) je naší společnosti v postavení zaměstnavatele uloženo příslušnými právními předpisy. V případě těchto povinností stanovených právními předpisy zpracováváme výhradně kategorie údajů stanovené těmito předpisy.
Kromě toho je zpracování některých výše uvedených osobních údajů nezbytné pro účely ochrany našich oprávněných zájmů, a to zejména pro: 

• interní řízení a naše administrativní potřeby, zejména řízení pracovní síly a počtu zaměstnanců, správu našeho majetku a hodnot svěřených zaměstnancům;
• ochranu našeho majetku včetně zabezpečení dat a ochranu majetku zákazníků;
• kontrolu dodržování vnitřních předpisů a platných právních předpisů a vyšetřování jejich případného porušení;
• odhalování a oznamování narušení datové bezpečnosti a vyšetřování bezpečnostních incidentů;
• kariérní vedení a osobní rozvoj zaměstnanců;
• ochranu a uplatňování našich právních nároků včetně jejich vymáhání v soudních a jiných řízeních.

2.2 Uchazeči o zaměstnání
Osobní údaje uchazečů zpracováváme pouze pro účely konkrétního výběrového řízení, a to pouze údaje, které nám uchazeči v rámci konkrétního výběrového řízení poskytnou; poskytnutí těchto osobních údajů je dobrovolné, bez něj však nelze výběr uchazeče provést.


 3. JAK DLOUHO VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

3.1 Zaměstnanci
Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu existence pracovněprávního vztahu a následně po jeho ukončení po dobu, která je nezbytná dle relevantních právních předpisů – což platí pouze pro údaje, jejichž zpracování je nezbytné pro účely splnění povinností dle těchto předpisů.
Ostatní Vaše osobní údaje zpracováváme po ukončení pracovněprávního vztahu pouze do doby splnění vzájemných povinností z tohoto vztahu (např. údaje o Vašem bankovním spojení je nezbytné pro splnění Vašich zbývajících nároků na finanční plnění), případně pro účely obrany naší společnosti v případě sporu, do ukončení sporu. Po uplynutí uvedené doby budou Vaše osobní údaje zlikvidovány.

3.2 Uchazeči o zaměstnání
Osobní údaje uchazečů o zaměstnání zpracováváme po dobu trvání konkrétního výběrového řízení. Po jeho ukončení dále zpracováváme pouze omezený rozsah osobních údajů, pro účely možné obrany naší společnosti proti případným právním nárokům neúspěšných uchazečů, to však pouze do uplynutí doby promlčecí lhůty a v případě sporu do ukončení sporu. Po uplynutí uvedené doby budou osobní údaje uchazeče zlikvidovány.
V případě Vašeho souhlasu zpracováváme po dobu uvedenou v souhlasu, případně do jeho odvolání, Vaše údaje pro účely možné nabídky jiných pracovních pozic v naší společnosti pro Vás.


4. KOMU VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPŘÍSTUPŇUJEME, ČI PŘEDÁVÁME?

Základním pravidlem pro nás je, že Vaše osobní údaje nepředáváme ani nezpřístupňujeme žádným třetím osobám, s výjimkou orgánů veřejné moci, u nichž povinnost předání údajů vyplývá z platných a účinných právních předpisů, pro účely zajištění pracovněprávních a souvisejících agend (např. Česká správa sociálního zabezpečení).
Druhou výjimku představují pouze prověření zpracovatelé, kteří pro nás zajišťují podpůrné činnosti (externí účetní služby, IT služby, administrace přístupových práv apod.), jedná se vždy o zpracování prováděné výhradně pro naši společnost a na základě našich pokynů.
U všech zpracovatelů dbáme na jejich výběr z hlediska důvěryhodnosti a kvality služeb, včetně zabezpečení zpracovávaných osobních údajů, ve všech případech se také jedná o zpracovatele se sídlem i místem zpracování na území EU/EHP.


5. VAŠE PRÁVA DLE PLATNÉ PRÁVNÍ ÚPRAVY

Dle platné právní úpravy ochrany osobních údajů máte následující práva:

• právo na přístup k Vašim osobním údajům, které zpracováváme;
• právo na opravu Vašich osobních údajů v případě, že by byly v kterémkoli směru nesprávné, nepřesné, či neúplné;
• právo požadovat výmaz osobních údajů, popřípadě omezení jejich zpracování;
• právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů;
• právo na přenositelnost těch údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme na základě nezbytnosti jejich zpracování pro účely plnění smlouvy. V případě, kdy byste měli zájem předat tyto údaje jinému správci, Vám umožníme získat Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, bude-li to technicky proveditelné, je přímo předáme jinému správci;
• právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7; budeme však vždy rádi, pokud se nejprve obrátíte na naši společnost, abychom mohli společně jakoukoli záležitost vyřešit.

V případě jakýchkoli nejasností, či dotazů ohledně zpracovávání Vašich osobních údajů se na nás můžete kdykoli obrátit na adrese SCONTO Nábytek s.r.o., Jeremiášova 947/16, Stodůlky, 155 00 Praha 5, či e-mailem na gdpr@sconto.cz.


V Praze, 28. dubna 2025